Einstieg  

Mein Einsatz am Empfang und in der Allgemeinen Verwaltung

Mein Name ist Karoline Warm. Ich bin Auszubildende zur Kauffrau für Versicherungen und Finanzen im zweiten Lehrjahr bei der Ecclesia Gruppe. Während unserer Ausbildung wechseln wir regelmäßig die Abteilungen, um einen möglichst vielfältigen Einblick in alle Arbeitsbereiche des Unternehmens zu bekommen. Als ich erfuhr, dass mein nächster Abteilungseinsatz für drei Wochen am Empfang sein würde, hatte ich bereits ein paar „klassische“ Aufgaben im Kopf: Telefonate annehmen, Anrufe weiterleiten sowie die Gäste willkommen heißen. Weitere Aufgaben konnte ich mir zu dem Zeitpunkt noch nicht vorstellen. Darüber hinaus sollte ich in den drei Wochen auch für ein paar Stunden am Tag die Allgemeine Verwaltung kennenlernen – was wird mich dort wohl erwarten?


Besucher – z. B. Kundinnen/Kunden, Versicherer und Bewerber/Bewerberinnen – erhalten am Empfang einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Ganz egal ob in Präsenz oder am Telefon. Das vermeintlich „einfache Telefonieren“ ist deutlich komplexer als zunächst angenommen. Durch gezielte Fragen muss innerhalb kürzester Zeit herausgefunden werden, in welche Abteilung und zu welchem Mitarbeitenden der Kunde verbunden werden muss. Am Empfang musste ich also ganz genau wissen, welche Kundengruppen/Sparten die einzelnen Abteilungen im gesamten Haus bearbeiten und welche Mitarbeitenden in den jeweiligen Abteilungen sitzen. Gut strukturierte und ständig aktualisierte Listen haben hier somit eine ganz besondere Bedeutung. Die Übersichten müssen mindestens quartalsweise überprüft und aktualisiert werden. Zu beachten sind hierbei unter anderem Zu- und Abgänge von Mitarbeitenden sowie Abteilungswechsel oder Namensänderungen durch Eheschließung etc. Während meiner Zeit am Empfang wurde ich zwischenzeitig auch von englischsprachigen Anrufern überrascht. Das war besonders interessant und zunächst eine Herausforderung, da ich sehr schnell umdenken musste, um entsprechend weiterhelfen zu können.

Die Aufgaben in der Allgemeinen Verwaltung sind ebenfalls deutlich vielfältiger als zunächst erwartet. Hier wird die Eingangs- und Ausgangspost verarbeitet und als Scan in die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Das Wissen über die Unternehmensstrukturen muss ebenfalls entsprechend vorhanden sein. Die Aufgaben der Allgemeinen Verwaltung beziehen sich u. a. auf den Messebau bei großen Veranstaltungen, das Fuhrpark- und Gebäudemanagement und die Koordination im Bereich der Instandhaltung der Gebäude. Zudem kann ich durch meinen Einsatz bei der internen Postverteilung die Wege zu den einzelnen Abteilungen jetzt besser finden.

Nach meinem dreiwöchigen Einsatz am Empfang und in der Allgemeinen Verwaltung der Ecclesia Gruppe kann ich abschließend sagen, dass ich dankbar bin, einen tieferen Einblick in die zentralen Bereiche des Hauses erhalten zu haben. Diese übernehmen und koordinieren weit mehr Aufgaben, als man auf den ersten Blick erkennen kann.


Karoline Warm

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