Ziel des jährlich stattfindenden Wettbewerbs „Dig:IT Team Lippe“ ist es, Digitalisierungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen zu identifizieren und eine passende Lösung für Praxisherausforderungen zu entwickeln.
Im Zuge der Projektarbeit besuchten wir mehrere Workshops der IHK, in denen wir verschiedene Möglichkeiten kennenlernten, Digitalisierungspotenziale in Unternehmen zu entdecken und diese bestmöglich anzugehen. Glücklicherweise hatten wir die gesamte IT-Abteilung der Ecclesia an unserer Seite, die uns bei Fragen immer mit Rat und Tat unterstützte. Auch intern organisierten wir Workshops, die uns bei der Ideenfindung für eine geeignete Aufgabe halfen.
Spannende Workshops zu Arbeitsweisen und Spezialprogrammen
Ein Workshop widmete sich beispielsweise der Arbeitsmethode „Design Thinking“, einem Ansatz zur Ideenentwicklung und Lösungsfindung. Dabei kam uns schließlich die zündende Idee: Wieso sollten wir uns die Mühe machen und uns den Kopf darüber zerbrechen, was wir optimieren würden, wo es doch zahlreiche Mitarbeitende gibt, die in ihrem Arbeitsalltag ganz konkrete Wünsche haben? Da ist es doch viel besser, die Kolleginnen und Kollegen direkt zu befragen! Das haben wir dann auch getan. Tatsächlich stellten sich unsere anfänglichen Überlegungen dann doch als ziemlich gut heraus. Es wurde schnell deutlich, dass wir nicht die einzigen waren, die im Bereich der Vertragssanierung Verbesserungspotenzial sahen.
In einem der nächsten internen Workshops ging es dann um die „Business Process Model and Notation“ (BPMN), eine spezielle grafische Sprache, die in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement eingesetzt wird. Dabei fertigten wir zunächst einfache Prozessskizzen an, um uns mit dem Programm vertraut zu machen. Später versuchten wir uns dann an dem von uns auserkorenen Prozess der Vertragssanierungen. Es war wirklich schwieriger als gedacht, die ganzen Schritte zu rekonstruieren. Immerhin haben wir Azubis noch nie den kompletten Prozess von Anfang bis Ende betreut. Zum Glück standen unsere Kolleginnen und Kollegen aus den Sachgebieten uns jedoch immer für Fragen zur Verfügung, sodass wir letztlich alle Handlungsschritte aufdröseln und abbilden konnten.
Mit persönlichem Einsatz zum Projektabschluss
Eine weitere Herausforderung war es, dass wir nicht immer am gleichen Ort waren: Kinnie und Nele arbeiteten einige Monate an Standorten außerhalb Detmolds, während Benjamin und Silas aufgrund von Unterrichtsblöcken an der Schule beziehungsweise der Hochschule oft längere Zeit gar nicht im Unternehmen waren. Trotzdem schafften wir es, uns via Videokonferenz zusammenzusetzen und das Projekt Stück für Stück aufzubauen. Auch, wenn die Meetings manchmal am späten Nachmittag angesetzt, oder Zeiten, die eigentlich für andere Aktivitäten gedacht waren, gnadenlos ausgenutzt wurden, um uns ins Unternehmen zu bestellen und endlich wieder persönlich zu sehen, haben wir schnell Erfolge gesehen. Dadurch hat das Ganze eine Menge Spaß gemacht.
Das Hauptprojekt war die Automatisierung des Vertragssanierungsprozesses. Für die Vorstellung mussten wir uns natürlich aber auch um eine Präsentation und ein Plakat kümmern, mit denen wir unsere Arbeit entsprechend vermitteln konnten. Mit Hilfe unserer Marketingabteilung können wir mit Stolz behaupten, das schönste Plakat von allen Gruppen erstellt zu haben.
Ein toller 3. Platz und eine dauerhafte Verbesserung im Arbeitsalltag
Leider konnten wir auf Grund der vielen datenschutzrechtlichen Richtlinien, die der Vertragssanierungsprozess mit sich bringt, die finale Umsetzung noch nicht angehen. Deshalb stellten wir in der Abschlusspräsentation lediglich unsere Idee und die Konzeption vor. Den Sieg erreichten wir damit leider nicht, aber immerhin den dritten Platz. Mit unserer Leistung sind wir sehr zufrieden. Außerdem haben wir klar vor Augen, welche Vorteile die Umsetzung der Unternehmensgruppe ganz praktisch bringen wird. Auch wenn wir diese nicht selbst vollziehen konnten, ist sie doch fest von unserer IT-Abteilung eingeplant.
Alles in allem war es wirklich eine super Erfahrung, die uns zwar Zeit und Energie gekostet, aber auch selbstwirksames und projektbezogenes Arbeiten nähergebracht hat. Wir sind uns jedenfalls einig: Den Aufwand war es wert!
